[tintuc]Hồ Sơ, tài liệu có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó cũng là tài sản giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học.

 File hóa tài liệu.

 Có thể nói ý nghĩa của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay.

Ở VN hiện nay, các doang nghiệp đã & đang nhận thức tầm quan trọng & lợi ích của ứng dụng số hóa tài liệu. Nhiều doanh nghiệp đã đầu tư để thực hiện việc “file hóa” tài liệu bằng máy quét và triển khai mô hình lưu trữ, quản lý điện tử. Những hệ thống kiểu này đã giải quyết được nhiều vấn đề như chuyển kho tài liệu giấy thành kho “tài liệu điện tử” để lưu trữ và quản lý trên mạng máy tính, bảo quản tài liệu tốt hơn, tiết kiệm chi phí, có cơ chế quản lý khoa học và đặc biệt việc khai thác sử dụng trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

  

Trước kia chúng ta tìm kiếm hay tra cứu một thông tin thì đa phần phải làm thủ công và rất mất thời gian. Sau khi các tài liệu được scan và sắp xếp trong các thư mục thì việc này lại vô cùng đơn giản. Họ có thể tìm kiếm hợp đồng, hóa đơn, đơn đặt hàng… chỉ trong vòng 30 giây trong khi đó trước kia nhưng việc này là việc mà bất kỳ nhân viên kế toán nào cũng ngại khi phải lục lại kho tài liệu cũ của mình.[/tintuc]